Voir la vidéo : « vers des bâtiments interopérables »

Pour pouvoir implémenter avec succès les NWOW dans une organisation, il y a lieu d’adapter la totalité des fondements de l’environnement de travail traditionnel :

• l’environnement de bureau ;
• les technologies utilisées ;
• la culture de l’organisation ;
• les processus de l’organisation.

En sa qualité d’expert immobilier, la Régie des Bâtiments contribue à l’introduction des NWOW au niveau de l’administration fédérale en accompagnant ses clients dans la transition à un environnement de bureau moderne et flexible : « Dynamic office ».

Le siège central de la Régie des Bâtiments, situé à Bruxelles, est d'ailleurs déjà aménagé selon les NWOW, ainsi que certains de ses services opérationnels extérieurs.

Qu’est-ce qu’un « Dynamic office » ?

Un « Dynamic office » est un environnement de travail où les espaces sont en adéquation avec les différentes tâches que les travailleurs exécutent (« activity based »). 

Il n’y a plus de postes de travail fixes mais les collaborateurs choisissent leur poste de travail en fonction des tâches qu’ils exécutent. Il y a par exemple des zones pour collaborer, des espaces pour se réunir, des espaces pour téléphoner, des espaces de silence où les collaborateurs peuvent s’isoler quand ils exécutent des tâches exigeant un niveau élevé de concentration, des coffee corners, des espaces de brainstorming, ...

Un « dynamic office » signifie également un environnement de bureau ouvert. Les bureaux se trouvent dans un espace ouvert, ce qui favorise la collaboration entre les collègues.  
Cependant, des cloisons de séparation sont encore possibles, par exemple pour les espaces de concertation ou de silence, les locaux de copie, les coffee corners, ... 

Vu que personne n’a de poste de travail fixe, le principe du « clean desk » est d’application : chacun libère totalement son poste de travail avant de le quitter de sorte que le poste de travail soit disponible pour une autre personne. Des casiers sont prévus pour ranger les effets personnels. 

Avantages 

• le Dynamic Office favorise la collaboration entre collègues car ils se rencontrent davantage, ce qui stimule la concertation informelle ;
• un environnement de travail agréable est source d’innovation et de créativité ;
• les postes de travail sont en adéquation avec les tâches des collaborateurs ;
• un passage vers les dynamic office est une opportunité de lancer de grands projets de change management (par ex. numérisation, changement de culture,…) ;
• un dynamic office signifie une utilisation plus efficace de l’environnement de travail, ce qui implique par conséquent également des économies pour l'organisation.  

Points d’attention

Pour assurer un environnement de travail où il est agréable de travailler pour tout le monde, il est important de prendre en considération les choses suivantes : 

• prévoir un nombre suffisant de postes de concentration et de silence et de cellules pour téléphoner ;
• établir une charte claire des règles de l’utilisation de l’environnement de travail ;
• prêter attention à l’isolation acoustique entre les différents espaces fermés et l’espace de bureau ouvert.

Rôle de la Régie des Bâtiments

Tant la Régie des Bâtiments que le client peuvent proposer de passer d’un environnement de bureau classique à un Dynamic Office.

La décision effective de passer à un Dynamic office est prise sur la base des résultats d’une analyse approfondie réalisée en concertation avec le client par la Régie.

En savoir plus ? La Régie des Bâtiments a établi une feuille de route dans laquelle les différentes étapes pour passer à un dynamic office sont expliquées en détail. Elle définit aussi clairement ce que la Régie des Bâtiments attend du client et, à l’inverse, ce que le client peut attendre de la Régie des Bâtiments en matière de soutien financier et d’accompagnement.

Quelques exemples d’organisations travaillant selon les principes du dynamic office :

• Le SPF BOSA à Bruxelles (WTC III) ;
• La Régie des Bâtiments à Bruxelles, Anvers et Hasselt ;
• L’Office des Étrangers à Bruxelles ;
• Le CGRA dans le bâtiment Eurostation.

Attention : le passage à un dynamic office n’est qu’un des aspects des NWOW. 
Tous les aspects relatifs à la culture de l’organisation, aux processus, à la numérisation, à l’IT et à la communication doivent être pris en considération, et sont de la responsabilité du client lui-même.